Sous la responsabilité du Directeur de l’enseignement, le Service des activités d’apprentissage continu (SAAC) de la Direction de l’enseignement du CHU Sainte-Justine dessert tous les professionnels de l’établissement en leur apportant le soutien nécessaire à la réalisation d’activités d’apprentissage continu sous les formes les plus diverses. La SAAC est responsable de l’ensemble du processus visant à assurer la tenue d’activités telles que des symposiums, des colloques, des congrès, des journées de formation ou différents cours dispensés par des médecins et autres professionnels de la santé. Ces activités peuvent être d’ordre international, national, provincial ou local. Elles peuvent également faire l’objet d’une collaboration avec un ou plusieurs partenaires externes.
En lien avec la mission de l’établissement et selon la disponibilité de ses ressources, la SAAC peut également offrir ses services sous forme de contrat externe.
En collaboration avec les équipes cliniques concernées, le personnel de la SAAC est responsable de proposer :
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Un choix d’établissements pour la tenue de l’événement, la signature de l’événement (image), une firme audio-visuelle,
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Élaborer les prévisions budgétaires et assurer le suivi afin de maintenir l’équilibre budgétaire,
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Guider les équipes dans le choix définitif de l’établissement,
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Compléter le contrat et assurer les liens avec l’établissement retenu (choix des salles, services, menus, etc.),
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Assurer les liens entre le comité organisateur, les conférenciers et les présentateurs,
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Maintenir et coordonner les liens avec les hôtels et/ou centres de congrès où ont lieu les événements (choix des salles, services, menus, etc.), la firme d’infographie, l’imprimerie, les conférenciers et présentateurs, la firme audio-visuelle, les équipes techniques, médiatiques et hôtelières,
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Assurer le volet clérical (envois postaux, gestion des inscriptions, cahier des résumés, attestations, reçus, cocardes, liste des participants, etc.),
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Actualiser les décisions des différents comités scientifiques des événements,
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Assurer le bon déroulement de l’événement (coordination des différentes équipes, déplacements des participants, accueil des conférenciers, des participants et des exposants, etc.),
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Assurer que chaque événement soit fait professionnellement en maintenant une image d’excellence du CHU Sainte-Justine.
